ContaIglesia
1. Thibitisha fedha zilizokuwepo kabla ya kuanza
Chagua tarehe ya kuanzia na uhakikishe salio la kila sehemu inayohifadhi fedha za kanisa. Hapa kuna TZS 15,000 taslimu na TZS 85,000 benki. Jumla ya TZS 100,000 ni salio la mwanzo, si mapato mapya ya wiki hiyo.
Wakati wa kukabidhi kazi, orodhesha pia malipo yanayosubiri nyaraka, amana ambazo hazijaonekana kwenye taarifa ya benki na fedha zilizotengwa kwa matumizi maalumu. Katika mfano huu, hakuna fedha za umisionari zilizobaki kutoka kipindi kilichopita. Tofauti ambayo haijaeleweka ibaki na maelezo ya kufuatiliwa badala ya kubadilisha kiasi ili hesabu ionekane sawa.
2. Unganisha jumla ya sadaka na mchanganuo wake
Karatasi ya kuhesabia sadaka iandike tarehe, kiasi, njia ya kupokea na waliothibitisha hesabu. Ipe namba inayoweza kutumika pia kwenye kumbukumbu za fedha. Katika mfano huu, karatasi C-018 ina jumla ya TZS 120,000 taslimu: TZS 80,000 kwa shughuli za kawaida na TZS 40,000 kwa umisionari.
Mchango wa kila mshirika unaweza kuhifadhiwa kama mchanganuo wa jumla iliyokwishaandikwa. Kuongeza jina na kiasi cha mshirika hakupaswi kuongeza tena mapato ya kanisa. Sadaka isiyo na jina inaweza kubaki bila jina; hakuna haja ya kubuni aliyetoa.
Ahadi ya kutoa baadaye iwe tofauti na fedha zilizopokelewa. Kadhalika, ujumbe unaosema malipo yatatumwa si uthibitisho wa kupokea. Tarehe, namba ya kumbukumbu na uthibitisho wa malipo husaidia kutambua ingizo halisi.
Jumla na mchanganuo wake lazima zieleze fedha zilezile. Usijumlishe sadaka ya ibada na michango ya watu binafsi kana kwamba ni mapato mawili tofauti.
3. Hifadhi sababu ya matumizi pamoja na uthibitisho
Kanisa linatumia TZS 18,000 taslimu kununua vifaa vya shule ya Jumapili na TZS 35,000 kutoka benki kusaidia umisionari. Jumla ya matumizi ni TZS 53,000. Kila rekodi ionyeshe tarehe, aliyelipwa, kilicholipiwa, kiasi na fedha zilitoka wapi.
Risiti, hati ya malipo au picha ya uthibitisho iunganishwe na rekodi husika. Maelezo kama vifaa vya shule ya Jumapili yanasaidia zaidi kuliko kuandika matumizi tu. Mtu akitumia fedha zake binafsi, tofautisha ununuzi na kurejeshewa fedha ili risiti ileile isihesabiwe mara mbili.
Ikiwa risiti haijapatikana, onyesha kuwa malipo yalifanyika na nyaraka bado zinafuatiliwa. Picha iliyosomwa na skana pia inahitaji kukaguliwa: thibitisha tarehe, kiasi na sarafu kabla ya kuhifadhi.
4. Kuweka fedha benki hakutengenezi mapato mapya
Kiasi cha TZS 100,000 kinahamishwa kutoka fedha taslimu kwenda akaunti ya benki ya kanisa. Fedha mkononi zinapungua kwa TZS 100,000 na za benki zinaongezeka kwa kiasi hicho. Jumla ya fedha za kanisa haibadiliki.
Hifadhi hati ya amana na rejea ya karatasi C-018. Amana isipoonekana benki siku hiyo, linganisha tarehe na namba ya kumbukumbu kabla ya kufanya marekebisho. Usiongeze mapato mapya ili kufidia amana ambayo bado inasubiri kuthibitishwa.
Kanisa likitumia akaunti nyingine au huduma ya fedha kwa simu inayomilikiwa na kanisa, kanuni ya kufuatilia chanzo na mwisho wa uhamisho bado inasaidia. Rekodi ya uhamisho si uthibitisho kuwa programu inaunganishwa moja kwa moja na huduma hiyo.
Mapato katika mfano yanabaki TZS 120,000 baada ya amana; hayawi TZS 220,000.
5. Onyesha salio na fedha zilizotengwa kwa kusudi maalumu
Baada ya malipo na amana, fedha taslimu ni TZS 17,000 na salio la benki ni TZS 150,000. Jumla ni TZS 167,000. Hii inalingana na salio la mwanzo pamoja na mapato, ukitoa matumizi ya kipindi hicho.
Kati ya TZS 40,000 zilizotolewa kwa umisionari, TZS 35,000 zimetumika. TZS 5,000 zilizobaki bado ni za kusudi hilo. Kiasi hiki tayari kimo ndani ya salio la TZS 167,000; hakiongezwi juu yake.
Benki inaweza kuwa na fedha za shughuli za kawaida na za kusudi maalumu kwenye akaunti moja. Kwa hiyo, kujua fedha ziko wapi pekee hakuelezi kiasi kinachoweza kutumika kwa shughuli nyingine. Hifadhi mchanganuo wa makusudi na fuata utaratibu wa kanisa kabla ya kubadili matumizi yaliyokubaliwa.
6. Wasilisha taarifa ambayo mwingine anaweza kukagua
Ripoti ionyeshe kipindi, salio la mwanzo, mapato, matumizi na salio la mwisho. Weka marejeo yanayoweza kupeleka mkaguzi kwenye karatasi ya sadaka, risiti au hati ya benki. Kwenye mfano wa PDF, ukurasa wa kwanza una muhtasari na wa pili una rekodi tano.
Andika kwa ufupi jambo ambalo bado halijakamilika, kama amana inayosubiri kuonekana au risiti inayofuatiliwa. Mtu wa pili akague taarifa kabla ya kuwasilishwa kulingana na utaratibu wa kanisa. Marekebisho yakifanyika baada ya kuwasilisha, toleo jipya litambulike wazi.
Muhtasari unaoshirikiwa na kanisa hauhitaji kuonyesha majina na kiasi cha kila mshirika. Taarifa binafsi zipatikane kwa waliopewa ruhusa tu. Kila anayeshughulikia kumbukumbu atumie akaunti yake badala ya kushirikiana nenosiri.
ContaIglesia inaweza kujaribiwa kwa kurekodi mapato na matumizi machache, kuambatanisha picha na kufungua ripoti. Mfano huu unalenga ufuatiliaji wa ndani; si fomu ya kodi wala uthibitisho wa kukidhi masharti ya kila nchi au dhehebu.
Kwa kumbukumbu za kanisa lako
Anza na rekodi moja, kisha angalia ripoti.
Rekodi mapato au matumizi, ambatanisha uthibitisho na uhakiki ripoti. Unaweza kujaribu ContaIglesia kwenye wavuti kwa siku 14 bila kadi ya malipo.
Hakuna malipo ya moja kwa moja baada ya jaribio la wavuti kuisha.
Maswali yanayoulizwa mara kwa mara
Je, lazima kila mchango wa mshirika uwe mapato mapya?
Hapana. Unaweza kuwa mchanganuo wa sadaka ambayo jumla yake tayari imeandikwa. Hakikisha kuongeza mchanganuo hakuongezi tena jumla ya mapato.
Tufanye nini kama sehemu ya sadaka haina jina?
Hifadhi kiasi bila kukihusisha na mtu usiyemjua. Jumla ya sadaka lazima ibaki sahihi hata kama baadhi ya waliochangia hawajatambuliwa.
Je, TZS ndiyo sarafu pekee inayoweza kutumika?
TZS imetumika kwa mfano huu. Tumia sarafu ya kumbukumbu za kanisa lako na usijumlishe sarafu tofauti bila utaratibu wa ubadilishaji. Kubadilisha alama ya sarafu pekee hakubadilishi thamani ya fedha.
Tunaweza kuendelea kutumia karatasi za sadaka?
Ndiyo. Ziwe na namba ya kumbukumbu ili ziweze kulinganishwa na jumla iliyoandikwa na amana ya benki. Hifadhi karatasi zenye majina kwa namna inayolinda taarifa za watu.