ContaIglesia
1. Bevestig die beginsaldo voordat nuwe geld aangeteken word
Kies die begindatum en bevestig die kontant en bankrekeninge wat in die verslag ingesluit word. Hier begin die gemeente met R2 000 in goedgekeurde kleinkas en R8 000 in die bank. Dié R10 000 is van die vorige tydperk oorgedra; dit is nie hierdie week se kollekte nie.
Vergelyk die vorige verslag met die kontant en bankstaat. Hou onverklaarde verskille, uitstaande terugbetalings en geld vir bepaalde doeleindes apart sigbaar. Moenie 'n nuwe ontvangste-inskrywing skep bloot om 'n verskil te laat verdwyn nie. Die voorbeeld aanvaar geen oorgedraagde sendingsaldo nie.
2. Verbind die telstaat met die bydraes se besonderhede
Telstaat C-018 toon R6 000 wat ontvang is: R4 500 vir algemene gebruik en R1 500 vir sending. Teken die datum, ontvangsmetode en die persone wat getel en nagegaan het aan. Gebruik dieselfde verwysing in die finansiële rekord en op die telstaat.
Die twee doeleindes kan aparte reëls hê, maar die nuwe ontvangste bly altesaam R6 000. 'n Lidmaat se naam en bedrag verduidelik 'n deel van daardie totaal. Wanneer die persoonlike bydraegeskiedenis aangevul word, moet dieselfde geld nie weer as inkomste geboek word nie.
Anonieme bydraes kan anoniem bly. Moenie 'n naam raai nie. 'n Belofte om later te gee is nog nie geld ontvang nie; 'n foto van 'n oorbetaling moet teen die werklike ontvangs nagegaan word.
Die telstaat en die persoonlike bydraegeskiedenis dien verskillende doeleindes, maar behoort na dieselfde geld te verwys.
3. Hou die betaling en die bewysstuk bymekaar
Teken datum, ontvanger, doel, bedrag en betaalrekening aan. In hierdie voorbeeld word R800 vir Sondagskoolmateriaal uit die bestaande kleinkas betaal, en R1 400 vir sending uit die bank. Die totale betalings is R2 200.
Die volle kollekte word gebank; die kleinkasbetaling word nie van die kollekte afgetrek om net 'n netto ontvangste-bedrag te wys nie. Volg die gemeente se eie goedgekeurde hanterings- en magtigingsprosedure.
Verbind die faktuur, kwitansie en betalingsbewys met een verwysing. Wanneer iemand persoonlik voorgeskiet het, onderskei die aankoop van die terugbetaling sodat dieselfde uitgawe nie twee keer verskyn nie.
4. 'n Deposito verskuif geld; dit skep nie inkomste nie
Die R6 000 wat gebank word, verminder kontant met R6 000 en verhoog die banksaldo met R6 000. Die gemeente se totale geld verander nie. Bewaar die depositobewys en verbind dit met die telstaat en die oordrag tussen eie rekeninge.
Die bankstaat kan die deposito op 'n ander dag wys. Gebruik datum, bedrag en verwysing om dit te pas. As die bank dit nog nie toon nie, hou dit as 'n item om na te gaan; moenie nog 'n bydrae skep wanneer dit later op die staat verskyn nie.
Tel die bydrae wanneer dit ontvang is, nie weer wanneer dit die bank bereik nie.
5. Kontroleer die eindsaldo en die geld se doel
Kontant eindig op R1 200 en die bank op R12 600: saam R13 800. Dit stem ooreen met R10 000 aanvanklik, plus R6 000 ontvang, minus R2 200 betaal. Die deposito voeg niks by die totale inkomste nie.
Van die R1 500 vir sending is R1 400 bestee; R100 bly vir daardie doel bestem. Die feit dat geld in dieselfde bankrekening lê, maak dit nie vry beskikbaar vir enige uitgawe nie. Hou die bestemming naspeurbaar.
6. Stel 'n verslag saam wat iemand anders kan nagaan
Wys die tydperk, beginsaldo, ontvangste, betalings en eindsaldo. Voeg verwysings en die besonderhede by sodat 'n ander persoon elke bedrag na sy bewysstuk kan volg. 'n Verslag aan die gemeente kan totale toon terwyl name en persoonlike bydraes net vir gemagtigde persone beskikbaar is.
Maak duidelik wie aanteken, wie betalings magtig en wie die rekords nagaan. Elke spanlid behoort met sy eie toegang te werk. Indien lêers gebruik word, identifiseer een hoofweergawe om botsende kopieë te voorkom.
Probeer ContaIglesia met een ontvangste-inskrywing en een uitgawe, heg die bewysstuk aan en kyk na die verslag. Kontroleer die datum en bedrag wat die skandeerder lees. Hierdie PDF is 'n voorbeeld vir interne kontrole, nie 'n ouditverslag of amptelike belastingsertifikaat nie.
Met jou gemeente se rekords
Begin met een ontvangs en een betaling.
Teken geld ontvang en betaal aan, heg die bewysstuk aan en kyk na die verslag. Probeer ContaIglesia 14 dae sonder 'n betaalkaart.
Geen outomatiese heffing wanneer die webproeftyd eindig nie.
Algemene vrae
Moet elke lidmaat se bydrae 'n aparte inkomste-inskrywing wees?
Nie noodwendig nie. 'n Kollekte kan as 'n totaal geboek word met die persone se besonderhede daaraan gekoppel. Bydraes wat reeds in die totaal ingesluit is, moet nie die inkomste weer verhoog nie.
Kan ons steeds koeverte en papier-telstate gebruik?
Ja. Gebruik verwysings wat die dokumente met die rekord en deposito verbind. Beperk toegang tot dokumente met persoonlike besonderhede.
Is 'n aparte bankrekening vir elke doel nodig?
Waar geld gehou word en waarvoor dit bestem is, is twee verskillende sake. Hou die doel identifiseerbaar en volg die gemeente se goedgekeurde beleid wanneer rekeninge gedeel word.
Vervang hierdie voorbeeld 'n oudit of belastingdokument?
Nee. Dit verduidelik daaglikse rekords en interne kontrole. Amptelike state, ouditvereistes en belastingdokumente moet aan die toepaslike vereistes voldoen.