ContaIglesia
১. শুরুর নগদ ও ব্যাংকের টাকা মিলিয়ে নিন
প্রথমে সময়কাল, মুদ্রা এবং কোন হিসাবগুলো প্রতিবেদনে থাকবে তা ঠিক করুন। উদাহরণে নগদ ২,০০০ টাকা ও ব্যাংকে ৮,০০০ টাকা আছে। মোট ১০,০০০ টাকা আগের সময়কাল থেকে এসেছে; এটি নতুন দান নয়।
নগদ গুনে দেখুন, ব্যাংক বিবরণী এবং আগের যাচাই করা প্রতিবেদনের সঙ্গে মিলিয়ে নিন। কোনো পার্থক্য থাকলে তার কারণ খুঁজুন; প্রমাণ ছাড়া নতুন আয় লিখে তা মেলাবেন না। এখানে আগের সময়কাল থেকে সুসমাচার প্রচারের জন্য আলাদা কোনো টাকা বাকি নেই।
২. দানের মোট অঙ্কের সঙ্গে গণনার কাগজ যুক্ত রাখুন
C-018 গণনার কাগজে মোট ৬,০০০ টাকা: মণ্ডলীর সাধারণ কাজের জন্য ৪,৫০০ টাকা এবং সুসমাচার প্রচারের জন্য ১,৫০০ টাকা। তারিখ, গ্রহণের পদ্ধতি, উদ্দেশ্য, যাঁরা গুনেছেন ও যাচাই করেছেন তাঁদের তথ্য রাখুন।
দুটি উদ্দেশ্য আলাদা লাইনে লেখা যায়, কিন্তু মোট প্রাপ্তি ৬,০০০ টাকাই থাকবে। পরে প্রত্যেক দাতার তথ্য যোগ করলে তা আগে লেখা মোট দানের অংশ হিসেবে দেখাতে হবে। একই অঙ্ক আবার আয় হিসেবে যোগ করা যাবে না।
নাম জানা না থাকলে কাউকে অনুমান করে দাতা হিসেবে বসাবেন না। ভবিষ্যতে দান করার প্রতিশ্রুতি এখন পাওয়া টাকা নয়। পাঠানো লেনদেনের ছবি বাস্তবে টাকা পাওয়ার সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন।
মোট দান ও ব্যক্তি অনুযায়ী বিবরণ একই অর্থের হিসাব; দুটি আলাদা আয় নয়।
৩. খরচের সঙ্গে নথি ও কোন হিসাব থেকে দেওয়া হয়েছে রাখুন
শিশুদের বাইবেল শিক্ষার উপকরণে নগদ ৮০০ টাকা খরচ হয়েছে। সুসমাচার প্রচারের সহায়তায় ব্যাংক থেকে ১,৪০০ টাকা দেওয়া হয়েছে। প্রতিটি খরচের তারিখ, প্রাপক, কারণ, অঙ্ক এবং ব্যবহৃত হিসাব লিখুন।
বিল, রসিদ ও টাকা দেওয়ার প্রমাণ একই লেনদেনের সঙ্গে রাখুন। একাধিক ছবি মানে একাধিক খরচ নয়। কেউ নিজের টাকা দিয়ে আগে কিনে দিলে, কেনার খরচ ও তাঁকে ফেরত দেওয়া অর্থ যেন একই খরচ দুবার না দেখায় তা যাচাই করুন।
কোনো রসিদ না থাকলে সত্যিকারের খরচটি রেখে দিন এবং কী নথি সংগ্রহ করতে হবে লিখুন। শুধু রসিদ নেই বলে হয়ে যাওয়া খরচ মুছে ফেলবেন না।
৪. ব্যাংকে নগদ জমা অভ্যন্তরীণ স্থানান্তর
ব্যাংকে ৫,০০০ টাকা জমা দিলে নগদ ৫,০০০ টাকা কমে এবং ব্যাংক একই অঙ্কে বাড়ে। মণ্ডলীর মোট টাকা বদলায় না। জমার প্রমাণের সঙ্গে দান গণনার কাগজের নম্বর রাখুন।
জমা দেওয়ার দিন এবং ব্যাংক বিবরণীতে দেখানোর দিন আলাদা হতে পারে। অঙ্ক ও নথির নম্বর মিলিয়ে দেখুন। ব্যাংকে দেখা গেলে আগের স্থানান্তরটি নিশ্চিত করুন; নতুন দান হিসেবে আবার লিখবেন না।
৫. মোট অবশিষ্ট ও নির্দিষ্ট কাজের টাকা আলাদা করে বুঝুন
শেষে নগদ থাকে ২,২০০ টাকা এবং ব্যাংকে ১১,৬০০ টাকা। মোট ১৩,৮০০ টাকা মিলে যায়: শুরুর ১০,০০০ টাকা, সঙ্গে ৬,০০০ টাকা প্রাপ্তি, বাদ ২,২০০ টাকা খরচ।
সুসমাচার প্রচারের ১,৫০০ টাকা থেকে ১,৪০০ টাকা ব্যবহার হয়েছে; বাকি ১০০ টাকা সেই কাজের জন্যই আছে। এটি মোট ১৩,৮০০ টাকার মধ্যেই রয়েছে, অতিরিক্ত যোগ করার টাকা নয়। একই ব্যাংকে থাকলেও সব অর্থ সাধারণ খরচে ব্যবহারযোগ্য ধরে নেওয়া ঠিক নয়।
৬. অন্য কেউ যাচাই করতে পারেন এমন প্রতিবেদন তৈরি করুন
সময়কাল, শুরুর টাকা, প্রাপ্তি, খরচ ও শেষের টাকা দেখান। প্রতিটি লেনদেনের নম্বর দিয়ে যাচাইকারী যেন সংশ্লিষ্ট নথি খুঁজে পান। পুরো মণ্ডলীর সঙ্গে ভাগ করার সময় ব্যক্তিগত দানের তথ্য না দেখিয়ে বিভাগ অনুযায়ী মোট দেখানো যায়।
কে তথ্য লিখবেন, কে খরচ অনুমোদন করবেন এবং কে যাচাই করবেন তা ঠিক করুন। সবার জন্য একই পাসওয়ার্ড না দিয়ে পৃথক প্রবেশাধিকার ব্যবহার করুন। স্প্রেডশিট হলে একটি মূল ফাইল নির্ধারণ করুন।
ContaIglesia-তে একটি প্রাপ্তি, একটি খরচ ও নথির ছবি দিয়ে শুরু করে প্রতিবেদন দেখা যায়। স্ক্যানারের পড়া তারিখ ও অঙ্ক সংরক্ষণের আগে যাচাই করুন। এই PDF অভ্যন্তরীণ হিসাব বোঝানোর নমুনা; এটি নিরীক্ষা প্রতিবেদন, করের নথি বা কোনো দেশের আইনি হিসাবের বিকল্প নয়।
নিজের মণ্ডলীর হিসাব দিয়ে
একটি প্রাপ্তি ও একটি খরচ দিয়ে শুরু করুন।
নথির ছবির সঙ্গে লেনদেন রাখুন এবং প্রতিবেদন যাচাই করুন। কার্ড ছাড়া ContaIglesia ১৪ দিন ব্যবহার করে দেখুন।
ওয়েবে পরীক্ষামূলক সময় শেষে স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাকা কাটা হয় না।
সাধারণ প্রশ্ন
প্রত্যেক দাতার জন্য আলাদা আয় লিখতে হবে?
সব সময় নয়। মোট দান লিখে ব্যক্তিদের বিবরণ তার সঙ্গে যুক্ত করা যায়। মোটের মধ্যে আগে থেকেই থাকা অঙ্ক আবার নতুন আয় হিসেবে যোগ করা যাবে না।
কাগজের খাম ও দানের কার্ড ব্যবহার করা যাবে?
হ্যাঁ। একই নম্বর দিয়ে কার্ড, গণনার কাগজ ও হিসাবের নথি যুক্ত রাখুন। নাম ও ব্যক্তিগত দানের অঙ্ক থাকা নথি কেবল অনুমতিপ্রাপ্ত ব্যক্তিদের দেখতে দিন।
প্রতিটি উদ্দেশ্যের জন্য আলাদা ব্যাংক হিসাব দরকার?
কোথায় টাকা রাখা আছে ও কোন কাজে দেওয়া হয়েছে আলাদা বিষয়। একই ব্যাংক হিসাবেও নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যের অর্থ মণ্ডলীর নিয়ম অনুযায়ী আলাদা করে অনুসরণ করতে হবে।
মুদ্রা বদলালে অঙ্কও বদলে যাবে?
না। এই উদাহরণ BDT-তে। মুদ্রার চিহ্ন বদলানো বিনিময় হারে রূপান্তর নয়। একাধিক মুদ্রার কাজ হলে রূপান্তরের পৃথক পদ্ধতি দরকার।