ContaIglesia1. Pastikan saldo awal dapat diperiksa
Tentukan tanggal mulai dan mata uang pembukuan. Hitung uang tunai yang benar-benar ada, lalu periksa saldo rekening bank pada tanggal yang sama. Simpan catatan penghitungan dan rekening koran sebagai dasar pemeriksaan.
Dalam contoh ini, kas berisi Rp2.000.000 dan saldo bank Rp8.000.000. Jumlah Rp10.000.000 sudah ada sebelum transaksi minggu berjalan, sehingga dicatat sebagai saldo awal, bukan pemasukan baru. Semua saldo awal ini untuk operasional umum; tidak ada sisa dana misi dari periode sebelumnya.
Saat menerima tugas bendahara dari orang lain, periksa juga pembayaran yang belum selesai, bukti yang masih kurang, dan dana dengan tujuan khusus. Catat selisih yang belum dapat dijelaskan agar tetap terlihat saat diperiksa bersama.
2. Hubungkan persembahan dengan hasil penghitungan
Catat tanggal penerimaan, jumlah, cara penerimaan, dan akun yang menerima dana. Gunakan satu referensi yang sama pada formulir penghitungan dan buku kas, misalnya C-018. Persembahan tunai masuk ke kas; transfer yang sudah diterima masuk ke rekening bank terkait.
Persembahan dalam contoh berjumlah Rp6.000.000 tunai: Rp4.500.000 untuk operasional umum dan Rp1.500.000 untuk misi. Tujuan keduanya tetap dicatat meskipun uang tunainya disimpan bersama.
Amplop dengan nama jemaat dapat menjadi bagian dari rincian tersebut. Persembahan tanpa nama tetap dicatat tanpa mengarang identitas pemberinya. Jika Rp6.000.000 dicatat sebagai satu penerimaan, rincian per orang sudah termasuk di dalam jumlah itu.
Janji persembahan belum menjadi uang yang diterima. Catat terpisah agar saldo tidak memasukkan dana yang belum tersedia.
3. Simpan bukti bersama pengeluaran yang sesuai
Untuk setiap pembayaran, catat tanggal, penerima, keperluan, jumlah, dan akun yang digunakan. Hubungkan nota atau kuitansi dengan transaksi tersebut. Kategori membantu mengelompokkan pengeluaran; bukti membantu menelusuri asalnya.
Gereja membayar bahan sekolah minggu Rp800.000 dari kas dan bantuan misi Rp1.400.000 dari bank. Total pengeluaran minggu itu Rp2.200.000.
Jika buktinya belum tersedia, pembayaran tetap perlu dicatat. Tambahkan keterangan tentang dokumen yang harus dilengkapi dan siapa yang menindaklanjutinya. Untuk pembelian yang dibayar lebih dahulu oleh pelayan atau relawan, bedakan pengajuan penggantian biaya dari pembayaran yang benar-benar dilakukan gereja.
4. Setoran ke bank bukan pemasukan baru
Tim menyetor Rp5.000.000 dari kas ke rekening gereja. Saldo kas berkurang Rp5.000.000 dan saldo bank bertambah Rp5.000.000. Perpindahan ini tidak mengubah jumlah seluruh dana gereja.
Simpan bukti setoran dan hubungkan dengan catatan transfer antar akun. Jika dana berasal dari persembahan C-018 yang sudah dicatat, jangan menambahkan pemasukan Rp5.000.000 untuk kedua kalinya.
Tanggal setoran dan tanggal muncul di rekening koran bisa berbeda. Cocokkan referensi dan bukti terlebih dahulu sebelum mengubah pembukuan. Transaksi yang belum muncul di rekening koran tidak perlu dibuat ulang sebagai persembahan baru.
Gunakan transfer antar akun untuk memindahkan dana antara kas dan bank milik gereja yang sama.
5. Jelaskan saldo akhir dan dana yang dikhususkan
Laporan perlu memakai periode dan cakupan akun yang sama untuk saldo awal, pemasukan, pengeluaran, dan saldo akhir. Transfer internal menjelaskan perpindahan antar akun tanpa menambah pemasukan atau pengeluaran gereja secara keseluruhan.
Saldo akhir contoh ini Rp13.800.000. Namun, tidak semuanya tersedia untuk operasional umum: dari Rp1.500.000 yang diterima untuk misi, Rp1.400.000 sudah disalurkan. Sisa Rp100.000 tetap untuk tujuan misi.
Sertakan keterangan pembayaran yang masih dalam proses dan bukti yang belum lengkap. Rincian identitas pemberi persembahan cukup diakses oleh orang yang berwenang; laporan untuk jemaat dapat menjelaskan total tanpa menampilkan daftar nama dan jumlah pemberian setiap orang.
6. Tentukan siapa yang mencatat dan memeriksa
Sepakati siapa yang menghitung persembahan, memasukkan transaksi, dan memeriksa buktinya. Dalam tim kecil, satu orang mungkin menangani beberapa tugas. Pemeriksaan oleh orang kedua membantu menjelaskan penyerahan dana dan selisih yang ditemukan.
Jika memakai berkas bersama, tentukan versi utama yang disimpan. Jika memakai aplikasi, setiap orang menggunakan akun sendiri dengan izin yang sesuai. Coba dahulu satu periode singkat berisi penerimaan, pengeluaran, dan transfer sebelum memindahkan seluruh catatan lama.
Di ContaIglesia, Anda dapat menyimpan foto bersama transaksi, mengundang tim, dan menyiapkan laporan dari catatan yang dibuat. Pemindai mengusulkan data dari nota; periksa tanggal, jumlah, dan kategori sebelum menyimpannya.
Untuk keuangan gereja Anda
Mulai dari satu transaksi.
Catat pemasukan atau pengeluaran, simpan buktinya, lalu periksa laporannya. Coba ContaIglesia selama 14 hari tanpa kartu pembayaran.
Tidak ada penagihan otomatis setelah masa uji coba web berakhir.
Pertanyaan umum
Apakah bisa mulai dari buku kas sederhana?
Bisa. Catatan yang membedakan pemasukan, pengeluaran, kas, dan bank dapat dipakai untuk memulai. Tetap periksa saldo awal, transfer internal, dan dana khusus. Formulir PDF ContaIglesia dapat diisi dengan tangan atau pembaca PDF; formulir tersebut tidak menghitung total secara otomatis.
Apakah persembahan setiap jemaat harus menjadi transaksi terpisah?
Tidak selalu. Satu penerimaan persembahan dapat mempunyai rincian per orang yang tetap terhubung dengan jumlah keseluruhannya. Cocokkan rincian dan total agar pemberian yang sama tidak dihitung dua kali. Persembahan tanpa nama tetap tanpa nama.
Mata uang apa yang digunakan untuk laporan?
Gunakan mata uang pembukuan gereja Anda. Rupiah pada halaman ini hanya untuk contoh. Jangan langsung menjumlahkan mata uang yang berbeda, dan jangan menganggap penggantian simbol sebagai konversi nilai.
Apakah contoh ini menggantikan laporan keuangan atau dokumen pajak wajib?
Contoh ini untuk pencatatan dan pemeriksaan internal. Kewajiban akuntansi dan perpajakan bergantung pada negara serta bentuk organisasi. Konfirmasikan dokumen yang dibutuhkan dengan orang yang bertanggung jawab atas akuntansi gereja Anda.