चर्च का हिसाब: भेंट, खर्च और बची हुई राशि

1. शुरुआत में मौजूद राशि का मिलान करें

एक आरंभिक तारीख तय करें। उस तारीख पर चर्च के पास कितना नकद है और बैंक खाते में कितनी राशि है, इसकी पुष्टि करें। इस उदाहरण में नकद ₹5,000 और बैंक में ₹45,000 हैं। ये कुल ₹50,000 शुरुआती शेष हैं, इस सप्ताह की नई आय नहीं।

काम संभालते समय लंबित भुगतान, जमा की पर्चियाँ और किसी विशेष काम के लिए रखी राशि भी देखें। इस उदाहरण में पिछले सप्ताह से मिशन के लिए कोई राशि शेष नहीं है। कोई अंतर समझ में न आए तो उसे जाँच के लिए लिखें; केवल कुल मिलाने के लिए नया आय या खर्च न जोड़ें।

2. भेंट के कुल और व्यक्तिगत विवरण को जोड़ें

गिनती की शीट पर तारीख, कुल राशि, प्राप्ति का तरीका और जाँच करने वालों के नाम रखें। उसी संदर्भ संख्या को हिसाब में भी लिखें। यहाँ शीट C-018 में ₹30,000 नकद मिले: सामान्य कार्यों के लिए ₹20,000 और मिशन के लिए ₹10,000।

लिफाफों पर मिले नाम और रकम, पहले से दर्ज कुल भेंट का विवरण हो सकते हैं। सदस्य का नाम जोड़ने से चर्च की आय फिर से नहीं बढ़नी चाहिए। जिसका नाम ज्ञात नहीं है, उसकी भेंट को बिना नाम के रखें।

भविष्य में देने का वादा और वास्तव में प्राप्त रकम अलग हैं। किसी सदस्य का संदेश या भुगतान का चित्र जाँच में मदद कर सकता है, लेकिन प्राप्ति की पुष्टि किए बिना उसे उपलब्ध राशि न मानें।

कुल भेंट और उसमें शामिल सदस्यों की रकम को दो अलग आय के रूप में न जोड़ें। दोनों एक ही प्राप्ति समझाते हैं।

3. खर्च का कारण और उसका प्रमाण साथ रखें

संडे स्कूल की सामग्री के लिए ₹4,000 नकद और मिशन सहायता के लिए ₹8,000 बैंक से दिए गए। सप्ताह का कुल खर्च ₹12,000 है। हर रिकॉर्ड में तारीख, किसे भुगतान किया, किस काम के लिए दिया, रकम और भुगतान वाला खाता स्पष्ट हो।

रसीद या भुगतान का प्रमाण उसी खर्च के साथ रखें। केवल सामग्री लिखने के बजाय संडे स्कूल की सामग्री जैसा विवरण बाद में रिपोर्ट समझने में सहायक होता है। किसी ने अपने पैसे से खरीदारी की हो तो खरीद और उसे लौटाई गई राशि के बीच संबंध रखें, ताकि एक रसीद का खर्च दो बार न बने।

रसीद अभी न मिली हो तो वास्तविक भुगतान और लंबित प्रमाण दोनों का उल्लेख करें। स्कैनर से पढ़े गए विवरण भी जाँचें: तारीख, रकम और मुद्रा सही हों, फिर रिकॉर्ड सहेजें।

4. नकद बैंक में जमा करना नई आय नहीं है

चर्च के नकद में से ₹25,000 उसके बैंक खाते में जमा किए जाते हैं। नकद ₹25,000 घटता है और बैंक ₹25,000 बढ़ता है। दोनों खातों का कुल जोड़ इस स्थानांतरण से नहीं बदलता।

जमा पर्ची को मूल गिनती की शीट से जोड़ें। बैंक विवरण में जमा अगले दिन दिखाई दे तो तारीख और संदर्भ देखकर मिलान करें। देरी को पूरा करने के लिए दूसरी आय न बनाएँ।

डिजिटल भुगतान सीधे चर्च के बैंक में मिला हो तो उसे उसी खाते की प्राप्ति के रूप में देखें। पहले नकद में और फिर बैंक में वही आय लिखने से दोहराव होगा। यहाँ रिकॉर्ड रखने की बात है; किसी भुगतान सेवा से स्वतः जुड़ने का दावा नहीं है।

जमा के बाद भी इस सप्ताह की आय ₹30,000 ही है, ₹55,000 नहीं।

5. खाते का शेष और राशि का उद्देश्य अलग समझें

भेंट, दोनों खर्चों और जमा के बाद नकद ₹6,000 और बैंक में ₹62,000 बचते हैं। कुल ₹68,000 है। यही परिणाम ₹50,000 शुरुआती शेष में ₹30,000 आय जोड़कर और ₹12,000 खर्च घटाने से मिलता है।

मिशन के लिए मिले ₹10,000 में से ₹8,000 उपयोग हुए। बचे ₹2,000 अभी भी उसी उद्देश्य के लिए हैं और पहले से ₹68,000 के कुल में शामिल हैं। इन्हें कुल शेष के ऊपर फिर से न जोड़ें।

एक बैंक खाते में सामान्य कार्य और विशेष उद्देश्य की राशि साथ रखी हो सकती है। इसलिए बैंक में कितने पैसे हैं, इससे यह अपने आप तय नहीं होता कि दूसरी जरूरत पर कितना खर्च कर सकते हैं। उद्देश्य बदलने से पहले चर्च की स्वीकृति और दी गई शर्तों की जाँच करें।

6. ऐसी रिपोर्ट बनाएँ जिसका कोई दूसरा व्यक्ति मिलान कर सके

रिपोर्ट में अवधि, शुरुआती शेष, आय, खर्च और अंतिम शेष दिखाएँ। संदर्भ से गिनती की शीट, रसीद या बैंक रिकॉर्ड तक पहुँचना संभव हो। नीचे की PDF में पहले पन्ने पर सारांश और दूसरे पर पाँच लेन-देन हैं।

जमा की पुष्टि या किसी रसीद की प्रतीक्षा हो तो संक्षेप में लिखें। प्रस्तुत करने से पहले चर्च की व्यवस्था के अनुसार दूसरा जिम्मेदार व्यक्ति जाँच करे। बाद में सुधार हो तो नई रिपोर्ट की पहचान और बदलाव का कारण स्पष्ट रखें।

सदस्यों के नाम और उनकी व्यक्तिगत भेंट पूरी मंडली को भेजना आवश्यक नहीं है। सार्वजनिक सारांश और निजी रिकॉर्ड अलग रखें। टीम के लोग साझा पासवर्ड के बजाय अपने-अपने खाते का उपयोग करें।

ContaIglesia में कुछ वास्तविक आय और खर्च, उनके प्रमाण और रिपोर्ट के साथ शुरुआत कर सकते हैं। यह उदाहरण आंतरिक रिकॉर्ड के लिए है; यह कर प्रमाणपत्र या किसी देश की सभी कानूनी आवश्यकताओं के अनुपालन का दावा नहीं है।