ContaIglesia
1. Stel het beginsaldo vast vóór nieuwe ontvangsten
Kies de startdatum en bepaal welke kas en bankrekeningen binnen het verslag vallen. Hier is dat € 200 in kas en € 1.800 op de bank: samen € 2.000. Dit is geld uit de vorige periode, geen nieuwe collecte van deze week.
Vergelijk de vorige afsluiting met de kas en het bankafschrift. Houd nog te controleren stortingen, declaraties en bedragen met een bestemming apart zichtbaar. Boek geen ontvangst om een onverklaard verschil weg te werken. Het voorbeeld begint zonder overgebleven zendingsgeld uit de vorige periode.
2. Verbind de telling met de herkomst van het geld
Telstaat C-018 vermeldt € 750 contant ontvangen: € 550 voor algemeen gebruik en € 200 voor zending. Leg de datum, ontvangstwijze en de mensen die tellen en controleren vast. Dezelfde referentie verbindt de telstaat met de administratie.
Twee bestemmingen mogen twee regels krijgen, maar samen blijven ze € 750 aan ontvangsten. Een persoonlijke giftenregistratie verklaart welk deel daarvan door een bepaalde gever is bijgedragen. Het invullen van die geschiedenis mag hetzelfde bedrag niet nogmaals als ontvangst toevoegen.
Anonieme giften blijven anoniem; vul geen veronderstelde naam in. Een toezegging is nog geen ontvangen geld. Controleer een ingestuurd betaalbewijs aan de hand van de werkelijke ontvangst voordat u de bijdrage bevestigt.
Het collectetotaal en de persoonlijke giftenhistorie beschrijven hetzelfde geld vanuit verschillende gezichtspunten.
3. Bewaar de reden van een betaling bij het bewijs
Noteer de betaaldatum, ontvanger, omschrijving, het bedrag en de rekening waaruit betaald is. In het voorbeeld wordt € 90 voor zondagsschoolmateriaal contant betaald en € 160 voor zending vanaf de bank. Samen is dat € 250 aan betalingen.
Verbind bon, factuur en betaalbewijs via een herkenbare referentie. Wanneer een vrijwilliger heeft voorgeschoten, onderscheid dan de aankoop van de terugbetaling. Controleer welke betaling is opgenomen zodat dezelfde kosten niet tweemaal meetellen. Markeer ontbrekende bewijsstukken zonder de werkelijk verrichte betaling te laten verdwijnen.
4. Een storting tussen eigen rekeningen is geen nieuwe gift
Bij het storten van € 650 daalt de kas met € 650 en stijgt de bank met € 650. Het gezamenlijke bedrag verandert niet. Bewaar het stortingsbewijs en registreer de verplaatsing tussen de eigen rekeningen.
De datum op het bankafschrift kan afwijken van de datum waarop de kas het geld heeft afgegeven. Koppel de gegevens met bedrag en referentie. Een later zichtbare storting is geen reden om nog een collecte bij te boeken.
Het geld krijgt een andere bewaarplaats, niet nog een keer een opbrengst.
5. Controleer zowel het saldo als de bestemming
De kas eindigt op € 210 en de bank op € 2.290. Samen is dat € 2.500: de € 2.000 waarmee de periode begon, plus € 750 ontvangen, min € 250 betaald. De storting van € 650 verandert de totale ontvangsten niet.
Van de € 200 voor zending is € 160 besteed. De resterende € 40 blijft voor zending bestemd. Een banksaldo vertelt waar geld staat; het bewijst niet dat elk deel ervan vrij voor alle uitgaven beschikbaar is.
6. Maak de controle voor een ander uitvoerbaar
Toon periode, beginsaldo, ontvangsten, betalingen en eindsaldo. Geef de onderliggende regels een referentie waarmee de controleur het bewijsstuk kan terugvinden. Voor de gemeente kunt u totalen delen; namen en persoonlijke giften blijven beperkt tot bevoegde personen.
Spreek af wie registreert, wie betalingen goedkeurt en wie de administratie controleert. Laat teamleden met hun eigen toegang werken. Bij losse bestanden helpt één aangewezen hoofdversie om tegenstrijdige kopieën te voorkomen.
Probeer in ContaIglesia een ontvangst en een uitgave, voeg het bewijsstuk toe en bekijk het verslag. Controleer bedragen en datums die de scanner heeft gelezen. De PDF hier is een voorbeeld van interne verslaglegging; het is geen accountantsverklaring, officiële jaarrekening of ANBI-goedkeuring.
Met de gegevens van uw kerk
Begin met één ontvangst en één betaling.
Leg ontvangen en betaald geld vast, voeg het bewijsstuk toe en controleer het verslag. Probeer ContaIglesia 14 dagen zonder betaalkaart.
Geen automatische afschrijving na de webproefperiode.
Veelgestelde vragen
Moet iedere gever een aparte ontvangst in het kasboek krijgen?
Niet altijd. U kunt de collecte als totaal opnemen en de persoonlijke bijdragen daaraan koppelen. Een bijdrage die al in dat totaal zit, mag de ontvangsten niet nogmaals verhogen.
Kunnen we enveloppen en papieren telstaten blijven gebruiken?
Ja. Geef documenten een referentie, verbind ze met de administratie en storting, en beperk de toegang tot persoonlijke gegevens.
Heeft iedere bestemming een eigen bankrekening nodig?
De bewaarplaats en de bestemming van geld zijn verschillende gegevens. Bestemmingen kunnen herkenbaar blijven binnen een gedeelde bankrekening, volgens de afspraken en controle van de kerk.
Is deze PDF voldoende voor officiële verantwoording?
De PDF laat zien hoe ontvangsten, betalingen en saldi samenhangen. Welke officiële stukken nodig zijn, hangt af van de organisatie en de ontvanger. Controleer die eisen afzonderlijk.