Contabilidad de una iglesia en Guatemala: lo prometido y lo recibido

Lleva los compromisos en un control separado

Anota la persona o referencia que asume el compromiso, la fecha, el importe y las entregas que lo van reduciendo. Ese control permite hacer seguimiento, pero no debe confundirse con el libro de dinero recibido.

En el ejemplo, las familias han prometido Q12,000 para la obra. Se reciben Q3,500 en efectivo y Q2,700 por transferencia: Q6,200 en total. Quedan Q5,800 comprometidos pendientes, que todavía no están disponibles para pagar.

No hace falta publicar los nombres en el informe de la congregación. El responsable del seguimiento puede conservar el detalle y presentar al resto los totales que correspondan.

Relaciona cada entrega con su comprobante

El efectivo recibido debe relacionarse con su conteo o constancia interna. La transferencia debe poder encontrarse por fecha, importe y referencia en el banco. Una captura enviada por un aportante ayuda a buscar la operación; la confirmación del ingreso requiere comprobar que llegó.

Si una familia entrega parte de lo prometido, actualiza su control de compromiso y registra el cobro una sola vez. Son dos vistas del mismo hecho, no dos ingresos independientes.

Si el aporte no está identificado, conserva el ingreso como anónimo según el procedimiento de la iglesia. No atribuyas el dinero a una persona para completar la lista de compromisos.

Comprueba lo que realmente queda para la obra

Con los Q6,200 recibidos se pagan Q4,100 de materiales y Q450 de transporte. No hay saldo inicial de este proyecto ni otras operaciones. Quedan Q1,650 disponibles para la obra.

La tabla separa los importes que están en caja o banco de lo que todavía se espera recibir. Un presupuesto de Q12,000 no convierte esos Q12,000 en saldo disponible.

Desliza la tabla para ver todas las columnas.

Los Q5,800 pendientes no forman parte de los Q1,650 disponibles. Tampoco se vuelve a sumar lo recibido al actualizar cada compromiso.

Conserva el destino al mover el dinero al banco

Si depositas efectivo de la colecta, relaciona el depósito con las referencias de lo recibido. El banco pasa a custodiar ese dinero, pero sigue perteneciendo al mismo destino de la obra.

Si la cuenta bancaria también contiene dinero general de la iglesia, no tomes todo su saldo como disponible para el proyecto. Mantén la separación de destinos y comprueba que el conjunto coincide con la caja y el banco reales.

Antes de contratar nuevas compras, revisa compromisos pendientes con proveedores, anticipos sin rendir y documentos que falten. El efectivo disponible no explica por sí solo todos los compromisos de la obra.

Qué revisar al elegir una herramienta

Prueba un cobro en GTQ y un gasto con su foto. Comprueba que otra persona autorizada los encuentra, que el informe conserva moneda y fechas, y que puedes explicar el saldo sin depender de otro archivo para reconstruir cada compra.

El control de compromisos puede mantenerse en una hoja auxiliar. No se presenta aquí como una automatización de ContaIglesia. La aplicación permite registrar los movimientos recibidos o pagados, guardar sus respaldos y preparar informes.

Si la iglesia necesita documentos específicos para donaciones, libros o declaraciones, comprueba esos requisitos por separado. Un registro interno con fotos no demuestra por sí solo que se hayan cumplido todas las obligaciones aplicables.