Identifica la entrega y su propósito
Anota fecha, importe, persona responsable y compra prevista. Usa una referencia como OBRA-014 en la entrega y en los documentos que la liquidan.
Acuerda quién revisa los comprobantes y cuándo se entregará el dinero sobrante. La entrega de efectivo todavía no demuestra en qué se gastó.
Reúne las compras y calcula la diferencia
El responsable recibe MXN 3.000,00, compra dos partidas de materiales y entrega sus comprobantes. Todos los importes están en pesos mexicanos.
Desliza la tabla para ver todas las columnas.
| Concepto | Referencia | MXN |
|---|---|---|
| Anticipo recibido | OBRA-014 | 3.000,00 |
| Cemento | MAT-018 | 1.250,00 |
| Otros materiales | MAT-019 | 900,00 |
| Gasto justificado | MAT-018 + MAT-019 | 2.150,00 |
| Ya devuelto | DEV-014 | 500,00 |
| Pendiente de devolver | OBRA-014 | 350,00 |
3.000,00 = 2.150,00 de compras + 500,00 devueltos + 350,00 pendientes. Al devolver los 350,00 restantes, el anticipo queda liquidado.
Guarda cada gasto de la obra con su comprobante.
En ContaIglesia puedes llevar las cuentas de la obra por separado. Anota las compras, adjunta las fotos de los recibos y prepara el informe para quienes revisan la construcción.
- Separa los movimientos de la obra.
- Relaciona cada gasto con su foto y concepto.
- Presenta ingresos, gastos y saldos en el informe.
Pruébalo gratis durante 14 días. Sin tarjeta.
Así se presentan las cuentas.Ver informe de ejemplo →
Evita registrar el mismo gasto dos veces
La entrega del anticipo y su liquidación son partes de una misma operación. El procedimiento contable debe distinguir el dinero entregado de la compra ya respaldada.
Si ya reconociste un movimiento al entregar el dinero, revisa cómo liquidarlo antes de registrar otra salida por la misma compra. Conserva las referencias para que quien lleva la contabilidad pueda comprobar el tratamiento.
Deja visibles los pendientes
Si falta el comprobante de una compra, anota qué debe revisarse y quién lo entregará. Si la persona gastó más que el anticipo, presenta la diferencia como reembolso por revisar.
Entrega el cálculo junto con los comprobantes a la persona que revisa los gastos. Anota también cuándo se devolverá el dinero sobrante o se pagará el reembolso.
Presenta los gastos de la obra por período
En ContaIglesia puedes llevar la contabilidad de la obra por separado, registrar sus ingresos y gastos y adjuntar las fotos de los comprobantes.
Elige el período y genera el informe para compartirlo con quienes revisan la obra. Conserva también la liquidación del anticipo para explicar las compras y sus referencias.
Preguntas frecuentes
¿El dinero sobrante se registra como una ofrenda nueva?
No por el hecho de devolverse. Es parte del anticipo entregado para la compra. Debe relacionarse con su liquidación y conservar su referencia.
¿Qué sucede si el responsable puso dinero propio?
Revisa los gastos y el anticipo. Si los gastos justificados superan lo recibido, la diferencia puede presentarse como reembolso por revisar y autorizar.
¿Se puede llevar toda la obra en ContaIglesia?
Sí. Puedes llevar las cuentas de la obra por separado, adjuntar los comprobantes a cada compra y generar el informe para el equipo. Para empezar, crea tu cuenta y registra los aportes y gastos de la obra.