Como registrar as entradas e saídas da igreja

Comece pelo período, pela moeda e pelos saldos conferidos

Defina a primeira e a última data do período. Confira o dinheiro de cada caixa e o saldo de cada conta bancária na data inicial, mantendo uma única moeda no registro. Identifique as diferenças pendentes antes de acrescentar os novos lançamentos.

Neste exemplo fictício, de 1 a 10 de outubro, a igreja começa com R$ 500,00 em caixa e R$ 4.000,00 no banco: R$ 4.500,00 ao todo. Os valores demonstram o procedimento; não são uma cotação nem um orçamento típico de igreja.

Uma contribuição prometida para a obra ainda não é dinheiro recebido. Acompanhe o compromisso separadamente e registre a receita quando o valor chegar, mantendo a referência entre os dois controles.

Separe conta, categoria e finalidade

A conta indica onde está o dinheiro: caixa ou banco. A categoria descreve o que ocorreu, como dízimos, ofertas, energia ou materiais. O fundo ou a finalidade identifica valores destinados ao uso geral, às missões ou à construção.

Combine nomes que a equipe consiga manter. Nomes diferentes para a mesma despesa fragmentam o relatório; uma categoria ampla demais dificulta explicar os pagamentos importantes.

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Relacione os recebimentos e pagamentos aos comprovantes

A conferência da coleta pode respaldar um lançamento consolidado. As fichas individuais explicam esse total; não são outra receita além dele. Na conferência C-04, R$ 550,00 de contribuições identificadas e R$ 650,00 de ofertas anônimas formam os R$ 1.200,00 recebidos em dinheiro.

Os outros dois recebimentos entram diretamente no banco. As despesas são lançadas separadamente, com descrição e referência. Compromissos ainda não recebidos e compras ainda não pagas ficam fora deste exemplo de recebimentos e pagamentos.

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Trate o depósito como transferência entre contas próprias

Em 9 de outubro, a igreja deposita R$ 1.000,00 do caixa em sua conta bancária. A receita já foi registrada quando o dinheiro chegou. O depósito reduz o caixa e aumenta o banco pelo mesmo valor, sem alterar os R$ 3.100,00 de receitas nem os R$ 900,00 de despesas.

Guarde a referência DEP-09 com o comprovante do depósito. Se ele reunir várias coletas, mantenha também as referências das conferências que o compõem. Um saque para repor o caixa segue o mesmo critério: muda o local do dinheiro, não o total da igreja.

Confira cada conta e mantenha os valores destinados separados

Depois dos seis recebimentos e pagamentos e do depósito interno, o caixa esperado é de R$ 500,00 e o banco de R$ 6.200,00, supondo que todas as operações estejam confirmadas. Os R$ 6.700,00 totais incluem os R$ 4.500,00 iniciais e o resultado do período de R$ 2.200,00.

A oferta para missões foi de R$ 600,00 e o apoio missionário de R$ 350,00. Sem saldo anterior nem outros lançamentos desse fundo, ficam R$ 250,00 destinados a missões. Eles fazem parte dos R$ 6.700,00; não são mais R$ 250,00 para somar ao total.

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R$ 2.200,00 é o resultado de receitas menos despesas do período. R$ 6.700,00 é o saldo final, incluindo o dinheiro que já existia. As duas informações têm funções diferentes no relatório.

Explique diferenças e reembolsos sem repetir a despesa

Se o dinheiro contado não coincidir com o registro, conserve o valor esperado, o contado e a diferença pendente. Procure o documento ou o lançamento que explica a diferença; criar uma despesa sem justificativa não resolve a conferência.

Se o banco ainda não mostrar um depósito já registrado, confira a referência e o andamento antes de lançá-lo novamente. A conciliação bancária distingue operações em trânsito de operações que realmente faltam no registro.

Quando alguém paga uma compra com seu dinheiro e depois recebe um reembolso, a compra e a devolução ao colaborador estão relacionadas. Siga o critério contábil combinado pela igreja para não contar a mesma despesa duas vezes. Guarde o comprovante e identifique quem recebeu o pagamento.

Prepare um relatório que outra pessoa consiga revisar

Apresente período, moeda, saldos iniciais, receitas, despesas e saldos finais. Acrescente o detalhamento por categoria ou finalidade de que o responsável pela revisão precisa. A lista de lançamentos permite consultar as referências por trás dos totais.

Mantenha comprovantes faltantes, diferenças de caixa e depósitos em trânsito como pendências identificadas. O resumo para a congregação pode apresentar totais por finalidade; o histórico individual de contribuições deve ficar apenas com as pessoas autorizadas.

O ContaIglesia reúne lançamentos, fotos de comprovantes e relatórios, com acesso pela web e pelos aplicativos. Comece com um caso pequeno e confira o resultado antes de transferir todo o histórico da igreja.