Distingue la cuenta de acceso, el área y el banco
La cuenta de acceso identifica a la persona que entra al sistema. La contabilidad o área delimita qué operaciones revisa. Las cuentas de caja o banco indican dónde se guarda el dinero. Son conceptos relacionados, pero no equivalentes.
Antes de configurar la estructura, define quién registra para cada área y qué informe necesita. Comprueba también a qué entidad pertenecen los recursos; la aplicación no modifica esa relación por reunir el acceso en un mismo panel.
Conserva los saldos y entradas de cada área
La iglesia abre con 5.000 y recibe 1.800 externos. El colegio abre con 4.000 y recibe 6.200 externos. Antes de pagos o apoyos, el conjunto reúne 9.000 de apertura y 8.000 de entradas del período.
El dato de cada área debe conservar su referencia y respaldo. Si una colecta es de la iglesia, no la registres también como cuota del colegio para explicar una transferencia posterior.
Relaciona el apoyo entre ambas partes
La iglesia entrega 500 al colegio. El registro de la iglesia muestra esa salida interna y el del colegio, su recepción. Conserva la misma referencia y revisa la fecha en que cada parte la reconoció.
En este ejercicio el dinero permanece dentro del mismo alcance. Por eso, al presentar el conjunto, el apoyo no aumenta los 8.000 de ingresos externos ni se suma a los pagos realizados fuera de ambas áreas.
Desliza la tabla para ver todas las columnas.
| Área | Inicial | Entradas externas | Apoyo neto | Pagos externos | Final |
|---|---|---|---|---|---|
| Iglesia | 5.000 | 1.800 | −500 | 1.500 | 4.800 |
| Colegio | 4.000 | 6.200 | 500 | 6.800 | 3.900 |
| Conjunto | 9.000 | 8.000 | 0 | 8.300 | 8.700 |
Revisa los informes antes de reunirlos
La iglesia paga 1.500 a terceros y cierra en 4.800. El colegio paga 6.800 y cierra en 3.900. Los 8.700 conjuntos se comprueban con 9.000 de apertura más 8.000 externos menos 8.300 de pagos externos.
Aunque la suma del saldo final coincida, conservar el apoyo como ingreso y gasto externos inflaría las cifras de actividad. La conciliación del traslado es necesaria para explicar de dónde salió el dinero.
Si una de las áreas conserva fondos con destinos específicos o tiene documentos pendientes, la revisión conjunta también debe mantener esa información. Un único total no la sustituye.
Prueba los permisos y los documentos del equipo
Quien lleva el colegio puede necesitar registrar sus cobros y gastos sin administrar la iglesia principal. Quien supervisa puede revisar ambas áreas con su propio acceso. Comprueba el recorrido antes de invitar a todos.
ContaIglesia permite separar contabilidades y asignar accesos dentro de una misma administración. El ejemplo muestra la revisión que necesita un cierre conjunto; no promete consolidación automática ni eliminación automática de operaciones internas.
Conserva la contabilidad formal y los sistemas escolares que correspondan. La separación operativa facilita entregar información, pero no cambia obligaciones ni autoriza el uso de fondos entre entidades distintas.
Comprueba el recorrido de cada responsable.
Prueba un registro de cada área y revisa sus informes por separado. Prueba web de 14 días sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Una cuenta de acceso significa una sola cuenta bancaria?
No. La cuenta de acceso pertenece a la persona que entra al sistema. Las áreas y las cuentas donde se guarda el dinero se definen aparte.
¿Puedo consolidar automáticamente cualquier iglesia y colegio?
No se supone ese alcance. El ejemplo requiere que ambos pertenezcan al mismo alcance y moneda, y concilia el apoyo interno. Las entidades distintas necesitan revisar su relación contable.