Prepara la previsión y confirma con qué recursos cuentas
La actividad tiene USD 100 anteriores y recibe USD 300: hay USD 400 para el ejemplo. Los aportes prometidos que aún no llegaron se conservan aparte de ese dinero.
Se prevén USD 100 para materiales, USD 160 para alimentación y USD 50 de transporte: USD 310. Comprueba qué gastos cambian con la cantidad de asistentes y qué compras tienen un costo fijo antes de comprometer recursos.
Anota las compras reales sin reemplazar el presupuesto
Se pagan USD 80 de materiales y USD 120 de alimentación. El transporte previsto no se utiliza. El gasto total es USD 200.
Conserva la previsión original para explicar el cambio. Si reemplazas cada importe presupuestado por el gasto, perderás la comparación que necesitas al preparar otra actividad.
Desliza la tabla para ver todas las columnas.
| Concepto | Presupuesto | Pagado | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Materiales | 100.00 | 80.00 | 20.00 |
| Alimentación | 160.00 | 120.00 | 40.00 |
| Transporte | 50.00 | 0.00 | 50.00 |
| Total | 310.00 | 200.00 | 110.00 |
Relaciona las compras con el respaldo de la actividad
Los recibos MAT-01 y ALI-01 explican las dos compras. Conserva fecha, concepto, importe y referencia de actividad, por ejemplo INF-10. Si un comprobante tiene varias páginas, guarda el documento completo.
Si alguien adelantó dinero, diferencia la compra de su reembolso. Una segunda foto del mismo recibo no significa que haya otra compra y el pago a esa persona no debe duplicar el gasto reconocido.
Comprueba el saldo antes de decidir su destino
USD 100 iniciales más USD 300 recibidos menos USD 200 pagados dejan USD 200. La diferencia entre presupuesto y pagos es USD 110, una cifra distinta.
Conserva el destino acordado de los aportes. Que una actividad haya terminado no autoriza por sí solo a utilizar el saldo para otro fin. Deja documentado qué se acuerda hacer con el dinero o los materiales que quedan.
Entrega un resumen sin exponer datos personales
El informe puede mostrar el presupuesto, las compras, las referencias y el saldo. No necesita publicar nombres, fotografías o situaciones personales de los niños para explicar alimentación y materiales.
Restringe cualquier respaldo que contenga información sensible y utiliza códigos de actividad cuando permitan localizar el gasto sin ampliar la exposición. El listado de participantes, si se necesita, tiene otra finalidad y otro acceso.
Prueba el cierre que presentarás al equipo
En ContaIglesia puedes registrar los movimientos de la actividad y conservar hasta tres imágenes por movimiento. Comprueba el período, la moneda y el detalle del informe antes de cargar más historial.
La calculadora de presupuesto y la plantilla enlazadas ayudan a preparar la previsión. El ejemplo compara esa previsión con los registros reales; no afirma que el sistema sustituya un control de asistentes ni que convierta las promesas en aportes cobrados.
Prueba el cierre de una actividad.
Registra una entrada, dos gastos y sus comprobantes. Revisa el informe antes de trasladar más datos. Prueba web de 14 días sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿El saldo final es lo mismo que lo que sobró del presupuesto?
No. El ejemplo cierra con USD 200 porque incluye el saldo inicial. La diferencia presupuestaria es USD 310 previstos menos USD 200 pagados: USD 110.
¿Necesito poner los nombres de los niños en el informe financiero?
No para explicar estas compras y su saldo. Puedes usar referencias de actividad y limitar el acceso a los documentos que contengan información personal.