ContaIglesiaTentukan bukti bahwa uang sudah diterima
Amplop yang diterima dan dicocokkan dengan lembar perhitungan, atau transaksi yang ditemukan pada rekening bank, membantu bendahara memastikan penerimaan. Pesan atau foto dari anggota dapat membantu pencarian, tetapi tidak menggantikan pemeriksaan uang yang benar-benar diterima.
Gunakan referensi yang menghubungkan persembahan dengan buktinya: nomor amplop, kolekte suatu ibadah, atau referensi transfer. Dalam contoh ini, laporan C masih perlu diperiksa. Janji persembahan juga dipisahkan dari uang yang sudah tersedia.
Jumlah yang diterima dan jumlah yang masih diperiksa tidak boleh digabung menjadi satu total penerimaan.
Satu catatan untuk setiap orang yang teridentifikasi
Cari dahulu nama atau kode anggota pada catatan yang sudah ada. Kode internal membantu membedakan nama yang sama dan variasi penulisan. Simpan tanggal penerimaan, jumlah, mata uang, tujuan persembahan, dan referensinya.
Tidak semua anggota harus memakai aplikasi. Bendahara tetap dapat mencatat rincian dari amplop atau kartu kertas. Akun pribadi berguna bagi anggota yang ingin mengirimkan rincian atau melihat riwayatnya sendiri setelah dikonfirmasi.
Biarkan persembahan anonim tetap anonim. Tidak perlu membuat nama pemberi fiktif untuk melengkapinya.
Hubungkan rincian dengan pemasukan yang sudah dicatat
Jika gereja mencatat satu pemasukan kolekte sebesar Rp2.300.000, rincian amplop Rp1.000.000 dan Rp500.000 menjelaskan sebagian dari pemasukan itu. Sisanya adalah Rp800.000 anonim. Setiap rincian perlu mempunyai referensi ke kolekte asalnya.
Jika sistem sudah mencatat setiap persembahan sebagai pemasukan, ringkasan kolekte harus menjumlahkan catatan tersebut tanpa menambah pemasukan kedua. Menyetorkan uang dari kas ke bank juga bukan persembahan baru apabila penerimaannya sudah dicatat saat masuk ke kas.
Gunakan cara pencatatan yang konsisten selama satu periode. Rincian harus dapat dicocokkan dengan totalnya.
Anggota mengirim rincian, bendahara memeriksa
Anggota dapat menyampaikan tanggal, jumlah, tujuan, dan referensi persembahan. Bendahara mencari uang yang diterima, mengonfirmasi data, atau meminta penjelasan. Pengiriman formulir tidak sama dengan pembayaran yang berhasil.
Di ContaIglesia, gereja dapat mengaktifkan akses pribadi anggota dan menghubungkan akun dengan catatan orang yang tepat. Anggota mengirim rincian dan melihat riwayatnya sendiri yang sudah dikonfirmasi. Bendahara tetap memeriksa penerimaan uang. Formulir ini tidak menarik dana dari anggota.
Pastikan identitas sebelum menghubungkan akun ke riwayat lama. Kesamaan nama saja belum cukup.
Periksa duplikasi dan selisih dengan referensi asli
Satu persembahan dapat tercatat melalui amplop lalu dilaporkan lagi secara daring. Sebelum mengonfirmasi baris baru, bandingkan orang, jumlah, tanggal, dan referensinya. Referensi yang sama dapat menunjukkan duplikasi; tanggal berbeda juga dapat terjadi karena waktu penyetoran ke bank.
Jika ada kesalahan, simpan alasan koreksi dan buktinya. Pembatalan atau pengembalian dana harus dijelaskan secara konsisten dalam catatan pribadi dan pembukuan. Jangan menambahkan persembahan baru hanya agar jumlah terlihat cocok.
Temukan catatan asal sebelum menambah atau menghapus rincian yang tampak berbeda.
Bagikan rincian sesuai kebutuhan penerimanya
Laporan untuk jemaat dapat menampilkan total berdasarkan tujuan. Catatan pribadi menampilkan persembahan satu orang dalam periode tertentu. Jangan mengirim daftar seluruh pemberi ke grup agar setiap anggota mencari namanya sendiri.
Formulir yang tersedia di sini adalah alat pencatatan internal. Formulir ini bukan bukti untuk pengurangan pajak dan tidak memastikan perlakuan pajak suatu sumbangan. Persyaratan tersebut perlu diperiksa secara terpisah sesuai keadaan gereja.
Batasi akses ke riwayat pribadi. Setiap anggota menerima hanya catatan yang berkaitan dengan dirinya.