ContaIglesiaDéfinir ce qui confirme la réception
Une enveloppe reçue et rapprochée de la feuille de comptage, ou une opération retrouvée sur le compte bancaire, permet de vérifier un don. Un message ou une photo peut aider à retrouver l’opération ; il ne remplace pas la vérification de l’argent effectivement reçu.
Conservez une référence commune entre le don et son justificatif : numéro d’enveloppe, collecte du culte ou référence du virement. Dans cet exemple, le don C reste à vérifier. Une promesse de don reste également distincte de l’argent disponible.
Le total reçu et le total à vérifier répondent à deux questions différentes. Ne les additionnez pas.
Une fiche par personne identifiée
Cherchez d’abord la personne dans les fiches existantes. Un identifiant interne aide à distinguer les homonymes ou les différentes écritures d’un nom. Conservez les données nécessaires au suivi : date de réception, montant, monnaie, destination et référence.
Tout le monde n’a pas besoin d’utiliser une application. La trésorerie peut reprendre les informations des enveloppes ou des fiches papier. Un compte personnel devient utile pour transmettre un détail ou consulter son propre historique confirmé.
Les offrandes anonymes restent anonymes. Il n’est pas nécessaire d’inventer un donateur pour leur attribuer un nom.
Relier le détail à la recette déjà enregistrée
Si l’église enregistre une seule recette de 230 € pour la collecte, rattachez les enveloppes de 100 € et 50 € au détail de cette recette. Les 80 € anonymes expliquent le reste. Le détail individuel doit permettre de revenir à la collecte d’origine.
Si le système comptabilise déjà chaque don séparément, le récapitulatif doit résumer ces dons, et non ajouter une seconde recette. Le dépôt ultérieur de l’argent en banque ne constitue pas non plus une nouvelle offrande lorsqu’il s’agit d’un transfert de la caisse vers la banque.
Choisissez un mode de saisie cohérent pour toute la période et vérifiez que le détail rejoint le total.
Laisser le membre transmettre, puis faire vérifier
La personne peut indiquer la date, le montant, la destination et la référence de son don. La trésorerie retrouve le versement, confirme les informations ou demande une précision. Une déclaration ne doit pas être confondue avec un paiement réalisé.
Dans ContaIglesia, l’église peut activer un accès personnel pour ses membres et associer chaque compte à la bonne fiche. Le membre transmet le détail d’un apport et consulte son propre historique confirmé. La trésorerie garde la validation de la réception. Ce formulaire ne prélève pas d’argent.
Vérifiez l’identité avant d’associer un compte à un historique existant ; la seule ressemblance du nom ne suffit pas.
Revoir les doublons et les écarts sans perdre la trace
Un même don peut arriver par une enveloppe puis être déclaré en ligne. Avant de confirmer une nouvelle ligne, comparez la personne, le montant, la date et la référence. Une référence identique aide à repérer un doublon, mais une différence de date peut aussi venir du dépôt bancaire.
En cas d’erreur, conservez la raison de la correction et le justificatif. Si un montant a été annulé ou remboursé, le récapitulatif individuel et le total comptable doivent expliquer le même résultat. Ne créez pas un nouveau don simplement pour faire coïncider les totaux.
Au moment du rapprochement, cherchez l’opération d’origine avant d’ajouter ou de supprimer une ligne.
Partager le bon niveau de détail
Le rapport présenté à l’église peut regrouper les montants par destination. La fiche personnelle montre les dons confirmés d’une seule personne sur une période définie. Évitez d’envoyer le fichier de tous les donateurs dans un groupe pour que chacun cherche son nom.
La fiche téléchargeable est un outil de suivi interne. Elle ne constitue pas un reçu fiscal et ne confirme aucune réduction d’impôt. Les conditions et documents applicables à un don doivent être vérifiés séparément auprès d’un professionnel connaissant la situation de l’église.
Limitez l’accès aux historiques individuels et transmettez à chacun uniquement les informations qui le concernent.